Abhängigkeit von IT-Dienstleistern vermeiden: Warum interne Lösungen allein nicht unabhängig machen
Unternehmen vermeiden die Abhängigkeit von IT-Dienstleistern nicht automatisch, indem sie Digitalisierung und Künstliche Intelligenz intern umsetzen.
Echte Unabhängigkeit entsteht erst, wenn Daten, Zugänge, Prozesse und technisches Wissen dokumentiert, übertragbar und auf mehrere Verantwortliche verteilt sind. Andernfalls wird die externe Abhängigkeit lediglich durch die Abhängigkeit von einer einzelnen internen Person ersetzt.
Warum wollen Unternehmen unabhängig bleiben?
Der Wunsch ist nachvollziehbar. Viele kleine und mittlere Unternehmen haben schlechte Erfahrungen mit Dienstleistern oder individuellen Softwarelösungen gemacht.
Typische Risiken sind:
lange und teure Vertragslaufzeiten
fehlender Zugriff auf eigene Daten
hohe Kosten für kleine Änderungen
kaum austauschbare Systeme
lange Wartezeiten bei Problemen
fehlende Dokumentationen
unklare Eigentumsrechte an Code und Konfigurationen
Deshalb setzen viele Unternehmen auf interne Lösungen. Ein eigener Mitarbeiter programmiert das CRM, verbindet verschiedene Systeme oder entwickelt eine KI-Anwendung.
Das fühlt sich zunächst sicher an. Schließlich befindet sich die Kompetenz im eigenen Unternehmen. Doch intern umgesetzt bedeutet nicht automatisch unabhängig.
Wenn das entscheidende Wissen plötzlich geht
Ich habe selbst erlebt, wie schnell eine vermeintlich sichere interne Lösung zum Risiko werden kann.
Bei einem früheren Arbeitgeber wurde Microsoft Dynamics individuell an die Abläufe des Unternehmens angepasst. Das entscheidende technische Wissen lag weitgehend bei einem Entwickler. Dann verließ er das Unternehmen, von heute auf morgen.
Zurück blieb ein System, das zunächst weiter funktionierte. Aber niemand wusste genau, wie bestimmte individuelle Funktionen aufgebaut waren, welche Abhängigkeiten bestanden oder wie Änderungen zuverlässig vorgenommen werden konnten.
Es fehlten:
eine verständliche technische Dokumentation
eine Übersicht der individuellen Anpassungen
eine nachvollziehbare Änderungshistorie
eine eingearbeitete Vertretung
eine strukturierte Übergabe
Ich arbeitete mich damals intensiv in Microsoft Dynamics ein und konnte die fachlichen Prozesse, Datenstrukturen und Anforderungen nachvollziehen. Auch technische Zusammenhänge und Code sind für mich kein Fremdland.
Doch ohne Dokumentation und Übergabe ließ sich die individuell entwickelte Programmierlogik nicht zuverlässig rekonstruieren. Genau darin lag das eigentliche Risiko: Das Wissen war nicht im Unternehmen verankert, sondern an eine einzelne Person gebunden.
Das Unternehmen war damit nicht wirklich unabhängig. Die Abhängigkeit hatte sich lediglich auf einen internen Wissensträger verlagert.
Das Problem war nicht die Technik. Das Problem war das fehlende Wissensmanagement.
Ist eine interne Abhängigkeit besser als eine externe?
Nicht zwangsläufig.
Entscheidend ist nicht, ob eine Lösung intern oder extern umgesetzt wird. Entscheidend ist, wie Wissen, Zugänge, Verantwortlichkeiten und Übergaben organisiert sind.
Kriterium | Externer Dienstleister | Einzelne interne Schlüsselperson |
Dokumentation | vertraglich vereinbar, aber zu kontrollieren | muss intern verbindlich organisiert werden |
Vertretung | möglicherweise durch ein Team abgesichert | häufig nicht vorhanden |
Verfügbarkeit | über Servicezeiten regelbar | abhängig von einer Person |
Übergabe | durch einen Exit-Plan regelbar | nach einem plötzlichen Ausfall schwierig |
Hauptrisiko | Anbieter-Lock-in | Schlüsselpersonenrisiko |
Auch eine Eigenentwicklung kann sinnvoll sein und Wettbewerbsvorteile schaffen. Sie macht ein Unternehmen aber nicht automatisch unabhängig.
Besonders gefährlich ist diese Kombination:
Individuelle Lösung, eine einzige wissende Person, fehlende Dokumentation, keine Vertretung und eine Geschäftsführung ohne ausreichenden Überblick.
Eine gute Lösung muss deshalb nicht nur heute funktionieren. Sie muss morgen dokumentierbar, übertragbar, erweiterbar und im Zweifel ersetzbar sein.
Woran erkennen Sie echte digitale Unabhängigkeit?
Prüfen Sie für jedes geschäftskritische System diese sechs Fragen:
Können mindestens zwei Personen das System bedienen und seine wesentlichen Zusammenhänge erklären?
Liegen alle zentralen Zugänge und Administratorrechte beim Unternehmen?
Sind Prozesse, Anpassungen und Schnittstellen verständlich dokumentiert?
Wissen Sie, wo Ihre Daten liegen und wie Sie diese exportieren können?
Gibt es eine eingearbeitete Vertretung sowie einen Übergabe- und Notfallplan?
Könnte ein anderer interner oder externer Spezialist die Lösung übernehmen?
Der einfachste Test lautet:
Wenn Ihre wichtigste Wissensträgerin oder Ihr wichtigster Wissensträger morgen ausfällt: Läuft der Betrieb trotzdem weiter?
Jedes Nein weist auf ein mögliches Wissens- oder Kontinuitätsrisiko hin.
Warum wird das Thema durch KI noch wichtiger?
Eine KI-Lösung besteht nicht nur aus einer Software. Zu ihr gehören unter anderem:
Prompts und Systemanweisungen
Datenquellen und Wissensbestände
Automationen und Schnittstellen
Benutzer- und Administratorrechte
Regeln für Datenschutz und Freigaben
menschliche Kontrollmechanismen
Qualitätskriterien und Erfolgsmessung
Kennt nur eine Person diese Zusammenhänge, entsteht eine Blackbox.
Dann kann das Unternehmen möglicherweise nicht mehr beantworten, warum die KI falsche Ergebnisse liefert, welche Daten sie verwendet oder wer die Lösung anpassen und weiterentwickeln kann.
Deshalb ist eine KI-Einführung kein reines Programmierprojekt. Ein Entwickler kann die technische Lösung umsetzen. Zuvor muss jedoch geklärt werden:
Welches geschäftliche Problem soll gelöst werden?
Welche Prozesse eignen sich dafür?
Welches Wissen benötigt die KI?
Wer verantwortet dieses Wissen?
Welche Daten dürfen verarbeitet werden?
Wann muss ein Mensch kontrollieren oder entscheiden?
Woran wird der Erfolg gemessen?
Es braucht das Zusammenspiel aus Geschäftsführung, Fachabteilungen, Wissensmanagement, Datenschutz, Führung und technischer Umsetzung.
KI beginnt nicht mit ChatGPT, sondern mit Menschen, ihrem Wissen und ihren Prozessen.
Wissensmanagement als Fundament des Unternehmens
Wissensmanagement bedeutet nicht, möglichst viele Dokumente abzulegen. Auch ein überfülltes SharePoint, Teams oder Notion mit veralteten Dateien ist noch kein funktionierendes Wissensmanagement.
Unternehmenswissen muss auffindbar, verständlich, aktuell und im richtigen Kontext nutzbar sein.
Dafür sind fünf Schritte entscheidend:
Wissen identifizieren: Welches Wissen ist geschäftskritisch?
Wissen strukturieren: Wo befindet sich die jeweils gültige Information?
Wissen verantworten: Wer hält sie aktuell?
Wissen übertragen: Wer kann bei einem Ausfall übernehmen?
Wissen nutzbar machen: Können Menschen und KI sicher darauf zugreifen?
Erst dadurch wird individuelles Wissen zu belastbarem Unternehmenswissen.
Das Ziel sollte nicht sein, jegliche Abhängigkeit zu verhindern. Moderne Unternehmen sind immer auf Menschen, Technologien und Partner angewiesen.
Das realistische Ziel ist, Abhängigkeiten sichtbar, verteilt und steuerbar zu machen.
Mein Anspruch an eine verantwortungsvolle KI-Beratung
Dieser Anspruch gilt auch für meine eigene Arbeit als KI-Managerin.
Mein Ziel ist nicht, für Unternehmen eine neue Blackbox oder dauerhafte Abhängigkeit zu schaffen. Ich unterstütze sie dabei, eine Struktur zu entwickeln, die zu ihren Menschen, Prozessen und Zielen passt.
Dazu gehören je nach Projekt:
nachvollziehbare Empfehlungen
unternehmenseigene Zugänge
klare Verantwortlichkeiten
dokumentierte Prozesse
geschulte Mitarbeitende
geregelter Wissenstransfer
definierte Datenschutzregeln
messbare Ziele
Denn eine gute Beratung empfiehlt nicht nur die passende Lösung. Sie befähigt das Unternehmen, diese zu verstehen, zu kontrollieren und langfristig weiterzuentwickeln.
Fazit: Unabhängigkeit entsteht durch übertragbares Wissen
Alles intern umzusetzen, schützt ein Unternehmen nicht automatisch vor Abhängigkeit. Liegt geschäftskritisches Wissen nur bei einem Entwickler, einer Führungskraft oder einem externen Anbieter, bleibt das Unternehmen verwundbar.
Echte digitale Souveränität entsteht, wenn:
Wissen dem Unternehmen zugänglich ist
Zugänge unter eigener Kontrolle stehen
Daten exportierbar bleiben
Prozesse und Systeme dokumentiert sind
mehrere Menschen Verantwortung übernehmen können
eine Lösung bei Bedarf übertragbar oder ersetzbar ist
Oder kurz gesagt:
Unabhängigkeit bedeutet nicht, alles selbst zu machen. Sie bedeutet, jederzeit verstehen, entscheiden und wechseln zu können.
Wie abhängig ist Ihr Unternehmen bereits?
Liegt geschäftskritisches Wissen in einzelnen Köpfen? Werden KI-Tools bereits ohne gemeinsame Regeln genutzt? Und könnten Ihre Systeme weiterbetrieben werden, wenn eine wichtige Person plötzlich ausfällt?
Mit dem kostenlosen KI-Check erhalten Sie eine erste Einordnung und erkennen, an welchen Stellen Handlungsbedarf besteht.
Häufig gestellte Fragen
Wie lässt sich die Abhängigkeit von IT-Dienstleistern vermeiden?
Unternehmen sollten zentrale Zugänge selbst besitzen, Dokumentationspflichten vereinbaren und auf exportierbare Daten sowie übertragbare Lösungen achten. Ein Übergabe- und Exit-Plan stellt sicher, dass andere Fachleute die Lösung übernehmen können.
Ist eine interne IT-Lösung sicherer?
Nicht automatisch. Eine interne Lösung kann ebenfalls riskant sein, wenn nur eine Person sie versteht. Entscheidend sind Dokumentation, Vertretung, Wissenstransfer und die Kontrolle über Daten und Zugänge.
Was ist ein Single Point of Failure?
Ein Single Point of Failure ist eine einzelne Stelle, deren Ausfall einen wichtigen Prozess oder ein System beeinträchtigt. Das kann eine technische Komponente sein, häufig aber auch eine Person mit exklusivem Wissen.
Warum ist Wissensmanagement eine Voraussetzung für KI?
KI arbeitet auf Basis verfügbarer Daten, Regeln und Wissensbestände. Sind Informationen veraltet, verstreut oder nur in einzelnen Köpfen vorhanden, werden die Ergebnisse unzuverlässig. Strukturiertes Wissen verbessert Qualität, Nachvollziehbarkeit und Kontrolle.
AUTORENBOX
Über Monika Sarac
Monika Sarac ist zertifizierte KI-Managerin und Agile Leaderin. Mit langjähriger Erfahrung in Digital Marketing, MarTech, Kundenprozessen und Führung unterstützt sie kleine und mittlere Unternehmen dabei, Wissen und Prozesse so zu strukturieren, dass Künstliche Intelligenz sicher, nachvollziehbar und wirtschaftlich eingesetzt werden kann.
Ihr Grundsatz: KI beginnt nicht mit ChatGPT, sondern mit Menschen, ihrem Wissen und ihren Prozessen.
